Declaração de privacidade para dados dos colaboradores

1. Introdução

Esta Declaração de Privacidade é aplicável ao tratamento de todos os dados pessoais de (ex) funcionários, trabalhadores temporários sob supervisão direta (por exemplo, contratados e estagiários independentes), (ex) executivos ou diretores não executivos e (ex) membros do conselho de supervisão ou órgão semelhante (cada um chamado de "Colaborador" ou "você") pela Nutreco  N.V. com sede na  Stationsstraat  77, Amersfoort, Holanda  Trouw Nutrition Brasil Nutrição Animal Ltda, com sede  na  Avenida Pino Vendramini, 1550 – Distrito Industrial, na cidade de Mirassol, Estado de São Paulo, Brasil, e qualquer empresa direta ou indiretamente incorporada ou controlada peloa grupo  Nutreco com a quais você interagiu ou teve uma relação comercial (doravante referida como "Nossa Empresa", ou "nós").

A Nutreco N.V Trouw Nutrition e qualquer empresa incorporada direta ou indiretamente ou controlada pelo grupoa Nutreco com a quais você interagiu ou teve uma relação comercial são responsáveis pelo fornecimento de seus dados pessoais. Nesta declaração descrevemos quem somos, como e para quais propósitos tratamos seus dados pessoais e todas as outras informações que podem ser relevantes para você. Caso você tenha alguma dúvida adicional, você pode entrar em contato conosco através dos detalhes do ato c fornecidos na parte inferior desta declaração.

Esta Declaração de Privacidade se aplica desde 24 de maio de 2018. As últimas modificações foram feitas em 24 de maio de 2018. Esta declaração pode mudar com o tempo e a versão mais atualizada é publicada em nosso site. Se mudanças significativas forem feitas durante o seu emprego, nós o informaremos ativamente.

2. Para que propósitos tratamos seus dados pessoais?

Nossa Empresa tratará seus dados pessoais para a execução de seu contrato de trabalho. O tratamento seguirá sob um (ou mais) dos seguintes propósitos comerciais:

A. Recursos humanos, gestão de pessoal e administração de folha de pagamento.  

Tratamos seus dados pessoais para recursos humanos e gerenciamento de pessoal e para gerenciar seu prontuário. Isso inclui o tratamento de seus dados pessoais para suas avaliações de desempenho, outplacements, licenças e outras ausências, detalhes de pensão, viagens e despesas e nossas comunicações com você. Também podemos ter que tratar seus dados pessoais seguindo leis e regulamentos. Este é, por exemplo, o caso de identificação, prevenção de fraudes, controles internos e segurança da empresa. Se você é um expatriado, também trataremos seus dados pessoais para quaisquer questões relacionadas com impostos. Além disso, tratamos seus dados pessoais para administração de folha de pagamento. Não apenas mantemos uma administração de seus pagamentos salariais, mas também de suas horas extras, bônus e outras compensações ou benefícios.
Para isso,

- tratamos seus dados pessoais para realizar o contrato de trabalho que temos com você, e para cumprir uma obrigação legal

- tratamos – na medida aplicável – seus dados de contato, data de nascimento, sexo, status civil, nacionalidade, fotografias, vídeos, número de CPF, documentos de identificação ou passaporte, declaração de status de emprego, religião, informações fiscais, informações de recrutamento (como histórico de emprego, detalhes do histórico educacional), dados de emprego e posição, detalhes da carteira de trabalho, disponibilidade, termos de emprego, detalhes de pagamento, horas trabalhadas, detalhes de arquivo pessoal, detalhes do seguro, localização e organizações, beneficiários e dependentes, dados de conta/perfil (corporate ICT-systems), dados gerados durante o cumprimento do contrato de trabalho e correspondência com nossa Empresa no que diz respeito a candidaturas de emprego, incluindo referências, ausência e informações de licença.  

B. Execução de processos de negócios e gestão interna.

Ao trabalhar em Nossa Empresa, seus dados pessoais serão processados na execução e organização de nossos negócios. Isso inclui gestão geral, agendamento de trabalho, registro de jornada, cobrança de tempo trabalhado a terceiros, solicitação de subsídios de governos ou terceiros, eleição de membros do órgão de participação da Nossa Empresa, administração da associação de funcionários e gestão de nossos ativos e colaboradores. Também tratamos seus dados pessoais para gerenciamento interno, por exemplo, fornecemos centrais de processamento para trabalhar de forma mais eficiente. Realizamos auditorias e investigações, implementamos controles de negócios, gerenciamos e utilizamos diretórios de funcionários. Além disso, tratamos seus dados pessoais para fins de arquivamento, seguro, consultoria jurídica e empresarial e no contexto de resolução de litígios.
Para isso,

- tratamos dados pessoais com base em nosso legítimo interesse em manter e melhorar operações de negócios

- tratamos – na medida aplicável – seus dados de contato, data de nascimento, sexo, emprego e cargo, disponibilidade, horas trabalhadas, detalhes do seguro, localização e organizações, detalhes relevantes do arquivo pessoal, beneficiários e dependentes e dados gerados durante a realização do contrato de trabalho.

C. Saúde, segurança e integridade.

Em Nossa Empresa, valorizamos muito a saúde, a segurança e a integridade de todos. Para proteger nossos funcionários e clientes, tratamos seus dados pessoais. Nós examinamos e monitoramos nossos colaboradores antes e durante sua atuação em Nossa Empresa e que reconhece como funcionário e concede os direitos de acesso. Também tratamos seus dados pessoais para garantir a saúde e a segurança do trabalho e proteger nossos funcionários e ativos do clientes.
Para isso,

- podemos tratar seus dados pessoais com base em nosso legítimo interesse de monitorar nossos processos internos e, cumprimento legal

- tratamos seus detalhes de contato, informações relevantes do prontuário, detalhes do seguro, localização e organizações e os dados de saúde relevantes que você nos forneceu.

D. Análise e desenvolvimento organizacional, relatórios de aquisição e alienações.

Em Nossa Empresa, tratamos seus dados pessoais para poder preparar e executar relatórios e análises gerenciais. Por exemplo, realizamos pesquisas de funcionários para saber mais sobre suas visões e opiniões na elaboração de nossos relatórios gerenciais. Também processamos seus dados pessoais no contexto de fusões, aquisições e alienações e para gerenciar tais transações.
Para isso,

- Tratamos dados pessoais com base em nosso legítimo interesse de manter e melhorar operações de negócios

- Tratamos seus dados de contato, data de nascimento, sexo, emprego e cargo, contrato de trabalho, detalhes do seguro, localização e organizações, beneficiários e dependentes e dados relevantes gerados durante a vigência do contrato de trabalho.

E. Conformidade com a Lei. 

Em alguns casos, tratamos seus dados pessoais para cumprir as leis e regulamentos. Este pode ser o caso de obrigações relacionadas a recursos humanos. Podemos também, por exemplo, precisar tratar seus dados pessoais à luz de subsídios ou regulamentos fiscais. Seguindo leis e regulamentos, possamos divulgar seus dados pessoais para instituições governamentais ou autoridades de supervisão.
Para isso,

- tratamos esses dados pessoais para cumprir uma obrigação legal imposta a nós

- tratamos seus dados de contato, data de nascimento, sexo, status civil, nacionalidade, número de serviço do cidadão, dados de  RG  ou  passaporte, declaração de status de emprego, CPF, emprego e posição, detalhes da carteira de trabalho, termos de emprego, detalhes do imposto, detalhes de pagamento e localização e  organizações. 

F. Para monitorar e investigar a conformidade

Monitoramos as contas dos funcionários para verificar o cumprimento de nossas políticas e regulamentos. Também monitoramos o uso de nossas redes, sistemas e informações para observar o cumprimento de suas políticas. Fazemos isso independentemente de você usar dispositivos de TI da nossa empresa e seus próprios dispositivos para acessar ou usar as informações,  rede ou sistemas da Nossa Empresa.

Se um funcionário é suspeito de comportamento ou ações que não estão em conformidade com nossas políticas e regulamentos, nossa Empresa pode provocar uma investigação interna, gerar e tratar dados pessoais adicionais.  Poderíamos, por exemplo,  provocar tal investigação  no caso de uma transferência proibida de qualquer um  dos segredos comerciais, informações confidenciais, propriedade intelectual ou know how, fraude ou se suspeitarmos que um funcionário seja a origem de qualquer vírus, spam ou intrusão em nossos sistemas ou rede.
Para isso,

- tratamos seus dados pessoais com base em nosso legítimo interesse em monitorar nossos processos internos e a fim de cumprir a  lei

- tratamos  dados de conta/perfil  (corporate ICT-systems),  como a hora  e  a  data  de  seus  logins, o tipo de informações e arquivos compartilhados, as consultas de pesquisa que são feitas e o tipo de dispositivo que você usa, o número móvel do seu dispositivo, endereços IP, endereços MAC (endereço físico), documentos acessados e duração do acesso, informações de rede móvel, seu sistema operacional móvel e qual navegador móvel você usa, suas configurações de fuso horário e detalhes do dispositivo  

- não retemos seus dados pessoais para este fim, a menos que  estejam vinculados a comportamentos não conformes. Em seguida, reteremos os dados pessoais relevantes até que a investigação ou o processo sejam concluídos.  

G. Protegendo os interesses vitais dos Funcionários.

Quando for necessário tratar seus dados pessoais para proteger seus interesses vitais, faremos isso. Isso pode, por exemplo, ser o caso quando você tem uma condição médica que seus colegas ou superiores precisam estar cientes.
Para isso,

- tratamos  seus  dados  pessoais  para  proteger  seu  interesse  vital  e    trataremos    seus dados pessoais  se for necessário evitar um risco de lesões ou outros danos à sua  saúde

- tratamos seus detalhes de contato, detalhes relevantes do arquivo pessoal, detalhes do seguro, localização e organizações e os dados de saúde relevantes que você nos forneceu.  

H. Para oferecer oportunidades adequadas para o seu desenvolvimento

Usamos as informações armazenadas em nossos sistemas de RH para oferecer oportunidades adequadas de desenvolvimento. Dessa forma, podemos oferecer-lhe o treinamento certo, educação, coaching ou outras formas de orientação de carreira ou desenvolvimento pessoal para atender às suas necessidades. Também    usamos  seus  dados  pessoais para o desenvolvimento geral de carreira e talentos.
Para isso,

- tratamos seus dados pessoais para realizar o contrato de trabalho que temos com você

- tratamos seus dados de contato, informações de recrutamento (como histórico de emprego, detalhes do histórico educacional), dados de emprego  e  posição,    localização  e  organizações,  dados  gerados  durante  a vigência do contrato de trabalho, correspondência com nossa Empresa no que diz respeito a candidatura de emprego (incluindo referências, ausência e informações de licença).

I. Para permitir que você execute suas tarefas no andamento dos negócios

Quando você trabalha na Nossa Empresa, você usa nossos sistemas e redes para a execução dos negócios. Você enviará e-mails, pesquisará na web e fará telefonemas. Você também pode fazer viagens de negócios em nome da Nossa Empresa. Quando você faz isso, tratamos seus dados pessoais incluídos em tais documentos ou nos meta dados anexados a esses documentos. Por exemplo, quando você envia um e-mail, tratamos seus dados de contato, suas informações de perfil.
Para isso,

- tratamos seus dados pessoais para executar o contrato de trabalho que temos com você

- tratamos    na medida  aplicável –  seus dados de contato,    data de nascimento,  sexo, dados de  emprego  e  posição, dados de conta/perfil (corporate ICT-systems), dados de conteúdo e tráfego (como suas comunicações de internet, mensagens de e-mail  enviadas  e  recebidas, documentos   impressos, dispositivos de armazenamento), dados de cartão de identificação ou passaporte,  cartões de sócio e crédito, preferências e planos de viagem e dados em backups.  

3. Quanto tempo reteremos seus dados pessoais?

Nossa Empresa geralmente reterá os Dados dos Funcionários apenas pelo período necessário para cumprir a Finalidade comercial aplicável, na medida do necessário para cumprir um requisito legal aplicável ou como aconselhável à luz de um estatuto de limitações aplicável.

Prontamente após o término do período de armazenamento aplicável, os Dados serão:

(i)seguramente excluído ou destruído; ou

(ii)anonimizado; ou

(iii)transferido para um Arquivo (a menos que isso seja proibido por lei ou um cronograma de retenção de registros aplicável).  

4. Quem tem acesso aos seus dados pessoais? 

Acesso aos seus dados pessoais dentro da Nossa Empresa

Todos os nossos funcionários têm acesso ao seu perfil da Nossa Empresa e aos dados que você disponibilizou publicamente lá. Quando você envia dados para outros destinatários, por exemplo, quando você envia um e-mail a um cliente, este destinatário também receberá dados pessoais incluídos nesses dados como resultado. Esses dados estarão disponíveis em uma base de conhecimento na Nossa Empresa. 

Dados não públicos podem ser acessados por departamentos relevantes dentro de nossa empresa, como  TI,  RH,  Jurídico, Segurança de TI, Ethics & Compliance, mas apenas na medida necessária para cumprir suas respectivas tarefas. Nesse tratamento, seus dados pessoais podem ser transferidos para um país que não fornece um nível adequado de proteção de dados pessoais. No entanto, nossa empresa tomou medidas para garantir que seus dados pessoais sejam adequadamente protegidos. Para isso, as Regras Corporativas são aplicáveis em todo o grupo a que nossa Empresa pertence.  

Acesso aos seus dados pessoais por terceiros

Os seguintes tipos de terceiros têm acesso aos seus dados pessoais, quando relevantes para o fornecimento de seus produtos ou serviços à Nossa Empresa: bancos, seguradoras, empresas de cartão de crédito, empresas de TI e consultores, agências de viagens, embaixadas, consultores financeiros, fiscais e jurídicosclientes, contadores, empresas de locação, autoridades de inspeção, autoridades de inspeção médica, especialistas forenses, centros de treinamento, serviços de instalação, serviços de entrega de pacotes e cartas.

Quando terceiros têm acesso aos seus dados pessoais, nossa Empresa tomará as medidas contratuais,  técnicas  e  organizacionais necessárias para  garantir  que  seus  dados  pessoais  sejam  processados  apenas  na  medida em  que  tal  tratamento  seja  necessário  para  fins    de  tratamento  acordados  com  nossa  Empresa. As empresas terceiras irão apenas processar seus dados pessoais de acordo com a lei aplicável. 

Se seus dados pessoais forem transferidos para um destinatário em um país que não forneça um nível adequado de proteção de dados pessoais, nossa empresa tomará medidas para garantir que seus dados pessoais sejam adequadamente protegidos, como entrar em Cláusulas Contratuais Padrão da UE com esses terceiros. 

Em outros casos, seus dados pessoais não serão fornecidos a terceiros, exceto quando exigido por lei.

5. Como seus dados pessoais estão protegidos?

Em nossa opinião e com base em nossa avaliação de risco, tomamos as proteções adequadas para garantir a segurança de seus dados pessoais.  Em  nossa avaliação, consideramos  os riscos de destruição acidental  ou  ilegal ou perda acidental, dano, alteração, divulgação ou acesso não autorizado, e outras  formas de tratamento ilegal (incluindo, mas não se limitando a coletas desnecessárias) ou posterior  tratamento. 

6. Como você pode exercer seus direitos de privacidade?

Você tem o  direito  de  solicitar  acesso  ou  uma visão geral  de  seus dados pessoais,  e  sob    certas  condições, retificação e/ou eliminação de dados pessoais. Além disso, você também pode ter o direito de restrição de tratamento em relação aos seus dados pessoais, o direito de se opor ao tratamento, bem como o direito à portabilidade de dados.

Para requerer seus direitos de privacidade, entre em contato conosco usando os detalhes de contato na parte inferior desta Declaração de Privacidade. Tenha em mente que podemos pedir informações adicionais para verificar sua identidade.

7. Você pode retirar seu consentimento?

O consentimento dos funcionários geralmente não pode ser usado como uma base legítima para tratar dados pessoais dos funcionários. No entanto, sob alguns requisitos específicos, por exemplo, se a lei aplicável exigir isso, o consentimento do Colaborador pode ser obtido. Uma vez dado, você pode sempre retirar o seu consentimento. Por favor, mantenha em mente que a retirada não tenha efeito retrospectivo e a retirada do seu consentimento só é possível no caso de você ter dado o seu consentimento primeiro. Entre em contato conosco para retirar seu consentimento usando os dados de contato na parte inferior desta Declaração de Privacidade.

8. Como apresentar uma reclamação ou denunciar uma violação de dados?

Se você tiver uma reclamação sobre o uso de seus dados pessoais pela Nossa Empresa, ou se você tiver tomado conhecimento de uma violação de dados por nossa Empresa, você pode apresentar uma reclamação ou relatar uma violação de dados através de seu superior direto ou através dos detalhes de contato na parte inferior desta declaração. Além de apresentar uma reclamação à Nossa Empresa, você também pode apresentar uma reclamação ao responsável local da proteção de dados. 

9. Como você pode entrar em contato conosco?

Se você tiver alguma dúvida sobre a forma como tratamos seus dados pessoais, leia esta declaração primeiro. Para  mais  perguntas,  comentários,  elogios  ou  reclamações,  entre em contato com  o responsável global de privacidade na Nossa Empresa em  privacy@nutreco.com.